A gestão de documentos em um escritório de contabilidade é uma tarefa importante que impacta diretamente ao seu faturamento. Para que não aja prejuízos e reclamações, ainda se faz necessário que os seus clientes também tenham uma organização mínima.
É comum ouvir historias de clientes que teve de pagar multas por não ter visualizado boletos, ou até mesmo esquecido de pagar por estar apenas no e-mail ou WhatsApp.
Portanto, hoje o seu escritório tem uma forma simples de enviar, receber, organizar e controlar todos os documentos?
ENTENDA COMO A TECNOLOGIA PODE TE AJUDAR
Atualmente, contabilidade e tecnologia andam lado a lado e essa combinação traz enormes benefícios tanto para os contabilistas quanto para os seus clientes. Existem no mercado diversas ferramentas que facilita a vida do contador, mas atenção, é necessária uma avaliação mínima, na hora da escolha da ferramenta correta.
Graças à Internet, a contabilidade está cada vez mais no digital, hoje em dia não é mais necessário realizar declarações de imposto de renda à mão e nem entregá-las em um, disquete na Receita Federal. Contudo, esse é apenas um exemplo do que a tecnologia significa para os processos contábeis.
Com as várias possibilidade de ter informações detalhadas e de fácil acesso, de gerar relatórios completos sobre qualquer aspecto da empresa fez com que a contabilidade se tornasse ainda mais importante nas organizações. Além disso, se usamos a tecnologia com a contabilidade juntas podem se tornar grandes aliadas e facilitadora de um crescimento escalável.
A DIGITALIZAÇÃO CONTÁBIL
Antes da digitalização dos documentos, os escritórios precisavam ter uma estrutura com espaço físico para armazenar a documentação de cada um dos seus clientes. Portanto, isso significa gastos maiores com aluguel e demanda tempo e pessoal.
No entanto, com a tecnologia o armazenamento virtual mudou completamente esse cenário, trazendo uma nova perspectiva de trabalho para os profissionais da área contábil.
Da mesma forma o governo brasileiro em 2007, criou o Sistema Público de Escrituração Digital, o SPED, para simplificar e integrar as informações relativas aos tributos. A implantação do SPED facilitou o envio, o arquivamento e a validação das obrigações. Além disso, ele permite também uma maior regularidade em relação ao recolhimento de tributos. Além disso, antes, as informações tributárias ficavam segmentadas entre os órgãos fiscais do município, do estado e da união.
O SPED Contábil permite o envio eletrônico do Livro Diário, do Livro Razão, dos Balancetes, dos Balanços e das Fichas de Lançamento. Ele é obrigatório para empresas optantes pelo Lucro Real, mas aquelas que tributam pelo Simples Nacional não precisam se inscrever no sistema.
Já o SPED Fiscal trouxe para o ambiente digital os registros de entradas e saídas, de apuração do ICMS e do IPI, do inventário e do documento de controle do crédito de ICMS. Além disso, dessa forma também é possível garantir uma fiscalização mais eficiente.
Portanto, com o governo brasileiro se digitalizando não dá para contador deixar de lado a tecnologia para se diferenciar no mercado, não é verdade?
Como escalar em um mercado tão competitivo usando a tecnologia com aliada? Responderemos essa pergunta no nosso próximo tópico.
USANDO A TECNOLOGIA ALIADA A CONTABILIDADE PARA ESCALAR MAIS CLIENTE.
O próximo passo e procurar uma solução que atenda a demanda da sua empresa eficazmente, enquanto não onere no faturamento. Existe, alguns aspectos importantes que deve ser considerado na hora da escolha da ferramenta, que veremos a seguir:
Período de teste gratuito.
É importante conhecer a ferramenta para ter segurança e certeza de que a solução está realmente adequada às suas necessidades. Dê prioridade para aos parceiros que oferecem período de teste gratuito.
Simplicidade e suporte
Ao optar por implementar uma ferramenta no seu escritório, você, provavelmente, não quer ter dificuldade ou trabalho excessivo, certo?
Devido a isso, é importante analisar o funcionamento da plataforma e a facilidade de navegação e de busca de informações. Deve estar atento ao suporte e a disponibilidade da empresa para resolver problemas, que podem surgir.
Responsividade e mobilidade.
Imagine que você está indo para uma reunião fora do seu escritório e, no trajeto, um de seus colaboradores, te manda mensagem, pedindo um documento sobre outro contrato. Caso a plataforma não permita o acesso remoto, você não conseguirá acessar o conteúdo e ajudar a sua equipe.
Por isso, ao escolher um software, verifique se ele pode ser aberto em diferentes dispositivos, como tablet e celular, por exemplo.
Segurança de dados.
Certifique-se que os seus dados e dos seus clientes está seguro, verifique se o tipo de servidor que a empresa oferece é seguro, se no contrato consta o backup dos dados caso aconteça alguma eventualidade você possa ter de acessar a uma cópia.
Investir em ferramentas, ira ajudar a sua empresa a gerar mais valor para o cliente. Uma boa solução de ferramenta contábil, é o GDOX, com ele seu escritório terá os documentos e dados organizados, centralizados e seguro podendo ser acessado de qualquer lugar.
Com essas dicas, fica muito mais fácil contribuir para que tudo funcione com mais eficiência. Se quiser saber mais sobre esse e outros assuntos contábeis, se inscreva na newsletter e fique por dentro das novidades.